MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales administrativos en una institución son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes:  

• Instruir a los colaboradores de la Institución acerca de aspectos tales como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la institución y los colaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la ejecución de las labores.
• Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones.
• Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de una institución.
• Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos de trabajo.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
• Simplificar la determinación de responsabilidades por fallas y errores.
• Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicándoles que es lo qué deben hacer y cómo deben hacerlo.
• Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.

CLASIFICACIÓN BÁSICA

Generales: Aquellos que contienen información de aplicación universal para todos lo integrantes de la empresa.

Específicos: Su contenido está directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

POR SU NATURALEZA 

Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica. 

Macroadministativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización. 

Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado. 

POR SU ÁREA DE APLICACIÓN

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña,es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud,pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un sólo manual, para toda la empresa se elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene información de un área en específico de la empresa.

La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña pueda contener su información en un manual de organización y un manual de procedimientos pero conforme la estructura de la empresa va creciendo, es necesario elaborar manuales especializados ya no sólo de organización ni procedimientos.

Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos:

• Manuales de bienvenida
• Manuales de inducción
• Manuales de calidad
• Manuales de operaciones
• Manuales de proveedores
• Manuales de clientes
• Manuales de objetivos
• Manuales de políticas

POR SU CONTENIDO

De organización: Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea específica en una organización.

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos

a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. 

POR SU ÁMBITO

Manuales generales: Contienen información global de la empresa, los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa, incluyen información del área de recursos humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática. Difícilmente en la realidad de las empresas vas a encontrar un manual general.

Manuales específicos: Contienen información detallada de toda la empresa, por ejemplo el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa. Es específico porque sólo contiene información relacionada con los formatos de la empresa. Ahora bien en algunas empresas se elabora un manual administrativo

para cada área por ejemplo, esto pasa en empresas grandes dónde encontramos el manual de procedimientos del área de producción.

EJEMPLOS

Ejemplo De Manual De Una Empresa

RESTAURANTE “LAS CARNITAS RC, SA de CV”

FUNDADOR: 

L. A. Manuel Rodrigo Rodríguez Cervantes.

OBJETIVO GENERAL:

Ser el numero uno en restaurantes en la región. Hacerle degustar de la mejor comida de la región para que desee volver y que encuentre en nuestros restaurantes el sitio perfecto para sus comidas y/o cenas (celebraciones etc.); que el cliente disfrute su estancia con sus familiares y amigos.

Para ello contamos con todos los medios e instalaciones más modernas que actualmente existen, y un amplio grupo de profesionales a su servicio.

MISIÓN:

Servir con calidad, rapidez, eficiencia y amabilidad a nuestros clientes, con los más altos niveles de calidad, servicio y limpieza, poniéndole mayor énfasis en el servicio.

A. DE C. V.” NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE REPORTA A: L. A. MANUEL RODRIGO RODRIGUEZ CERVANTES. PERSONAL SUBORDINADO: DEPTOS. DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS, CHEF’S Y RECURSOS HUMANOS.

Descripción de tareas:

* Responsable de apertura y cierre del local.

* Asignar y supervisar tareas.

* Relaciones públicas.

* Supervisión constante a jefes de áreas. 

GERENTE GENERAL

RECURSOS HUMANOS

CHEF`S

FINANZAS

ADMINISTRACIÓN

EMPRESA: “CARNITAS RC, S. A. DE C. V.” NOMBRE DEL PUESTO: DEPTO. DE ADMINISTRACIÒN. REPORTA A: GERENTE. PERSONAL SUBORDINADO: COMPRAS, PUBLICIDAD Y SEGURIDAD.

Descripción de tareas:

* Compras. * Publicidad. * Seguridad. * Operaciones legales.

GERENTE GENERAL

DEPTO. ADMINISTRACIÓN

SEGURIDAD

COMPRAS

SEGURIDAD

EMPRESA: “CARNITAS RC, S. A. DE C. V.” NOMBRE DEL PUESTO: DEPTO. DE FINANZAS. REPORTA A: GERENTE PERSONAL SUBORDINADO: CONTABILIDAD, CAJERO, NÓMINA Y COMPRAS.

Descripción de tareas: 

* Se encarga de presupuestar los sueldos, las compras de los materiales para la producción. * También tiene como tarea contabilizar los ingresos y egresos. * Cierre de caja de forma semanal.

GERENTE GENERAL

DEPTO. FINANZAS

CONTADOR

CONCLUSIÓN

Los manuales constituyen instrumentos mediante los cuales se uniformiza la gestión y se mejoran las comunicaciones, poniendo en común para toda la organización la información sobre un tema determinado. Permiten así mismo mejorar el entrenamiento de los empleados en la realización de determinados procedimientos y homogeneizar las normas y políticas.

DEFINICIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO

El Diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo

Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirvan principalmente para:

a) Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona

b) Apoya al desarrollo de los métodos y procedimientos

c) Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso. 

SIMBOLOGÍA

Simbología para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes símbolos:

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

• Formato vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

                                  

• Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.                

• Formato panorámico: El proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.

• Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

• Diagrama de bloques de modelo matemático: Es el utilizado para representar sistemas físicos (reales). Cada uno de los bloques que componen el sistema físico es generalmente una simplificación de la realidad, lo que permite un tratamiento matemático razonable.

• Diagrama de bloques de procesos de producción: Es un diagrama utilizado para indicar la manera en la que se elabora cierto producto, especificando la materia prima, la cantidad de procesos y la forma en la que se presenta el producto terminado.

USOS

Se utiliza en disciplinas cómo programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

EJEMPLOS

• Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

• Diagrama de flujo para reproducir un DVD:

CONCLUSIÓN

Cómo conclusión considero que los diagramas de flujo son herramientas que mejoran la explicación de los procesos, también son útiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión, describen los procesos de forma más amigable que los instructivos y disminuyen la resistencia del personal a utilizar manuales como documentos de referencia.